日々の定例会議がムダだなと感じていませんか。 会議が短くなったら、労働時間をギュッと削減できるとのに…、と感じていませんか。
私は、プロジェクトマネージャー（PM）という職業柄、毎日Web会議の司会進行役（ファシリテーター）をしています。
会議にはコツがあります。
コツを押さえれば、短時間で、会議ゴールを達成して、会議時間の削減が可能です。
それは残業削減に繋がります。
今だとWeb会議が増えているんじゃないでしょうか。
Web会議は参加者の反応がみづらく、ファシリテーターのスキルが要求されます。
PMとして重要だと感じるWeb会議のコツをまとめてみました。
会議を効率的にして、時短を図ってみるのどうでしょう。
■環境準備
会議前にWeb会議を円滑に進められるよう、事前準備が重要です。
・PCスペック
身も蓋もないですが、PCスペックが悪いとファシリテートは厳しいです。
Web会議では画面共有をしながら、説明することが多いので、Webアプリ画面共有/ブラウザやOfficeソフトなどを同時に立ち上げても、快適に動くPCスペックが求められます。
あまりにPCスペックが悪く、画面がカクカク動作するような場合は、会社にかけあって、PC交換を検討してみてください。
※PCスペックが悪いと、いくらWeb会議のコツを頑張っても効果は薄いです
・外部ディスプレイの活用（2画面対応）
画面共有をしつつ、手元で調べたりメモをとったりしながら、司会進行をしたいときがあります。
外部ディスプレイを活用して二画面使えれば、それが可能です。
※外部ディスプレイを利用するだけで、生産性を上げられます
・マイク/スピーカー
マイクなどをつけずにパソコンに向かって喋る状態だと、音がよくないです。
とくにWeb会議だと声が重要になってきます。
聞き取りづらいだけで、参加者からすると会議しづらく、非常にストレスが溜まります。
iPhoneなどについてくるイヤホンマイクで十分なので、マイクを利用しましょう。
イヤホンマイク以外にも、ヘッドセットやスピーカーフォンなどを活用する手もあります。
オススメは、ミュートボタンが物理的についている機種です。
自分の話すときだけ、手元でミュートオンオフができると、ミュート状態のまま話をしていたというのが防げます。
・Webカメラ
2画面でディスプレイを使うときに、パソコン付属のカメラだと、自分が斜めから写る角度になり違和感が出てしまいます。
今だとUSBの外付けウェブカメラが安価に売っています。
また通常のWeb会議であれば、そこまでのスペックのウェブカメラは必要無いです。
外付けウェブカメラを使って、自然な目線になるよう、カメラ位置を調整しましょう。
・会議ができる静かな環境
リモートで会議をするときに静かな環境は必須です。
カフェでたまにWeb会議をしている人を見ますが、会話内容が周りの人に筒抜けになっています。
また周りの雑音が入ってしまうのでWeb会議には向いていません。
個室にこもるなど、会議場所には注意が必要です。
※在宅勤務で子どもを看病しながらファシリテートをするのは難しいと思います。私は何度かそう言った場面を経験しましたが、仕事にならなかったです。会議に子どもをみながら参加する場合は、カメラオフ、基本ミュートで参加し、話すときだけミュート解除するのがよいでしょう。
■Web会議でのファシリテートのコツ
・会議ゴールとアジェンダ
Web会議に限ったことではないですが、会議ゴールとアジェンダを最初に確認するのが重要です。
その会議では、何が達成すればその会議を終えられるのか、についての認識が合っていないと会議をうまくファシリテートできません。
短時間で会議を終わらせていくためには、会議のゴール設定は非常に重要です。
・会議の事前準備
たとえば、課題に対して方針を決める会議であれば、事前に対策案を出して、メリデメを事前整理しておくなど準備必要です。
事前準備がないまま、会議のなかで対策案を出して、メリデメを書き出していくと効率がよくないばかりか、対策案がその場で出た思いつきの案で判断してしまうことになってしまいます。
また関係者全員で、アイデア出し＆収束までしきるのはWeb会議ではしづらいです（短時間で実施しきるには、事前準備が必要です）。
会議に慣れていない人は事前準備できていない傾向があります。
会議ゴールを達成するためには、判断材料は何を揃える必要があるのか、関係者の事前準備は必要か、関係者の情報理解度はどこまであるかなど考えることが多数あります。
ファシリテータ初心者は、事前に会議ゴールとアジェンダを上司などに確認してもらうのがよいでしょう。
・司会進行時の目線
カメラ越しのファシリテーター目線は意外に重要です。
目線があっちこっち行ったりしてしまうと、会議の参加者に不信感をあたえてしまいます。
人の話をきちんと聞いてくれているのか、反応ができていない状態です。
なるべくファシリテーターは、カメラに向けて目線をあわせ、みんなのことを見ているわかる状態にして、話していくことがコツです。
・画面共有時に画面を動かさない
画面共有時に資料は動かさないようにしましょう。
映写している画面を上下にスクロールして、自分が見やすいように細かく調整する司会者がいます。
参加者からするとふいに上下に画面がいったりきたりして、不快です。
人によっては酔ってしまいます。
画面を快適な状態に動かしたい気持ちはわかるのですが、参加者も同じ画面を見ている意識を持って、画面のスクロールは最小限に抑えましょう。
・今何をしているか、資料は何をみているか
Web会議では対面に比べてアイコンタクトがしづらくなります。
ファシリテーターは定期的に今何を説明しているのか、今資料のどこをみているかを逐次伝えましょう。
画面共有していても、資料のどこのポイントについて話をしているのかはわからないことがあります。
対面の会議よりも細かく、今どこを話しているか指し示すことが重要です。
・参加者への呼びかけ
会議の参加者が受け身的にならないよう配慮する必要があります。
受け身だと眠くります。
Web会議だと、アイコンタクトがしづらい分、発言をするハードルが対面より高いです。（空気を読みづらいです）
〇〇さんはどう思いますかと話を振って、意見を吸い出すことが重要です。
・デスクトップ共有とウィンドウ共有とを使い分ける
Web会議アプリの画面共有設定で、デスクトップ共有かウィンドウ共有かを選べます。
自分のファシリテートのしやすい場面に合わせて使い分けるのがよいでしょう
たとえば、ブラウザでアジェンダを映写しつつ、横にPDF並べて説明したい場合はデスクトップ共有のほうがやりやすいでしょう。
ただし、デスクトップ共有の注意点として、普段使っているデスクトップがそのまま参加者に見られてしまうことになります。余計なファイルなどはデスクトップに置いておかないようにしましょう。
またメール通知、チャット通知などもミーティング中は通知オフにして、会議に関係のない通知が見られる状態を避けるのがよいです。
・アイスブレイク
リモートワークが増えて、雑談が減っています。
雑談が減ると関係者間の信頼関係構築がしづらいです。
そうなると会議が少しやりづらくなってきます。
アイスブレイクについてはその重要性と、アイスブレイクのネタをこちらの記事にまとめましたので参考にしてみてください。
・時間を守る、延長するときは調整する
Web会議に限らずですが、会議の時間は必ず守りましょう。
会議の時間を守らないと、参加者からの信頼度が下がってしまいます。
何より出席者の貴重な時間を予想外に使ってしまうことになります。
Web会議の方が対面の会議よりも時間調整は時間のコントロールはしづらいです。
アイコンタクトができない分、他の人の理解度が分かりづらかったり、意見を出しづらさがあったりしてやりづらさがあります。
ただ時間が守れなさそうな時は、一旦その会議を終わりにして、後日続きをやるのか、延長して会議を決めきって終わるのかを調整した上で進めましょう。
■おわりに
Web会議のほうが、ファシリテーターのスキルが求められます。
司会進行に慣れていないと、うまく議論をまとめられず、時間ばかりかかって結果が出ない状態となりかねません。
ただ、コツをつかんで経験を積めば、必ずファシリテートは上達します。
会議をうまくリードできると、物事が進みます。
Web会議少し苦手だなと思ったら、コツを1つでもいいので、試してみしてみるのオススメです。
■私が使っている機器
Webカメラ
広角で会議時に使い勝手が良いカメラです。
付属のクリップでディスプレイに設置して使っています。
スピーカーフォン
イヤホンやヘッドセットだと長時間つけていると、耳が痛くなってきます。
その点、スピーカーフォンだと耳が楽で重宝しています。
また集音に優れており、普通に話すかたちで会議ができます。
こんな記事も書いています。
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